Bar Bachelor - Individuelles Ticketsystem

Barbachelor ist eine Eventreihe, die jedes Semester in mehreren Städten Deutschlands stattfindet. Pro Semester kommen rund 5.000 Studierende auf 18 einzelne Events – ein Format, das zuverlässig funktionieren und sich problemlos skalieren lassen muss.

Mit Standard-WooCommerce war das nicht umsetzbar. Deshalb habe ich eine eigene Ticketsystem entwickelt, bei der jedes Event flexibel konfigurierbar ist. Inklusive individueller Checkout-Abläufe, Ticketkategorien und Validierungslogik. So lassen sich mehrere Veranstaltungen parallel über eine gemeinsame, erweiterbare Codebasis verwalten.

Der Checkout passt sich automatisch an das jeweilige Event und die gewählten Ticketgruppen an. Nach dem Kauf werden personalisierte Tickets mit integriertem QR-Code generiert, sowohl für den digitalen Versand als auch als PDF. Ein individuell entwickelter PDF- und E-Mail-Generator sorgt dabei für ein konsistentes Branding und eine klare Kommunikation mit den Teilnehmenden. Ganz einfach über das Backend von WordPress.

Falls ein Ticket verloren geht, können Nutzer selbstständig ein Ersatzticket anfordern, ohne manuellen Support.

Für das Organisationsteam habe ich WooCommerce um umfangreiche Verwaltungsfunktionen erweitert. Tickets lassen sich per CSV oder YAML importieren, direkt im Backend bearbeiten, schnell durchsuchen und nach abgeschlossenen Veranstaltungen archivieren.

Das Backend wurde für den täglichen Einsatz entwickelt: klare Workflows, übersichtliche Strukturen und eine Bedienung, die auch ohne technisches Vorwissen zuverlässig funktioniert. Selbst bei mehreren tausend Tickets pro Semester.

Gerade bei großen Veranstaltungen ist eine stabile Einlasskontrolle entscheidend. Dafür habe ich eine eigene REST-API entwickelt, die von der Event-App genutzt wird um Tickets per QR-Code zu validieren.

Da an Veranstaltungsorten die Internetverbindung nicht immer zuverlässig ist, funktioniert der Check-in vollständig offline. Mithilfe von IndexedDB werden alle Daten lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. So bleibt der Einlass auch bei instabilen oder fehlenden Netzwerken jederzeit funktionsfähig.

Barbachelor veranstaltet jedes Semester rund 18 Events in verschiedenen deutschen Städten mit insgesamt etwa 5.000 Teilnehmenden. Das Ticketsystem wurde über viele Veranstaltungen hinweg kontinuierlich weiterentwickelt – basierend auf echtem Nutzerfeedback, Performance-Optimierungen und Erfahrungen aus dem Live-Betrieb. Das Ergebnis ist eine robuste, skalierbare Plattform, die auch unter hoher Auslastung zuverlässig funktioniert.